LEGAL NOTICES AND PRIVACY POLICY
Serre-Ponçon Swim Challenge
Last updated date: [DATE]
1. GENERAL INFORMATION
1.1 Editor and Publication Manager
- Name: [Name of Association]
- Legal form: Non-profit association in accordance with French law 1901
- Head office: [Full address]
- Phone: [Phone number]
- Email: [Email address]
- Publication Director: [Name of the President of the Association]
- SIRET number: [Number]
- RNA (National Directory of Associations) number: [Number]
1.2 Hosting of the Site
- Host: [Name of Host]
- Address: [Full address of the host]
- Phone: [Host phone number]
- Website: [host URL]
1.3 Creation and Design of the Site
- Produced by: [Name of agency/freelance]
- Contact : [Email]
2. CONDITIONS OF USE
2.1 Acceptance of the Conditions
By accessing and using the [URL] website, you agree to these terms of use in their entirety. If you do not agree to these terms, please do not use this site.
2.2 Access to the Site
The site is accessible free of charge to anyone with internet access. All costs necessary to access the site (hardware, software, internet connection) are the responsibility of the user.
The site reserves the right to modify, suspend or interrupt access to the site, temporarily or permanently, without prior notice, for maintenance, updates or for any other technical or operational reason.
2.3 Intellectual Property
All content on the site (texts, images, graphics, logo, videos, structure, design) is protected by copyright and belongs to the association [Name of the Association] or its partners.
Any reproduction, representation, modification, publication or adaptation, in whole or in part, of the elements of the site, by any means or process whatsoever, is strictly prohibited without the prior written consent of the association.
2.4 Limitation of Liability
The association undertakes to provide accurate and up-to-date information on the site. However, it cannot be held responsible for:
- Errors, inaccuracies or omissions in the content
- Les dommages directs ou indirects résultant de l’utilisation du site
- L’indisponibilité temporaire ou permanente du site
- Les virus ou contenu nuisible transmis par l’intermédiaire du site
- Le contenu des sites tiers vers lesquels renvoient les liens présents sur ce site
2.5 Liens Externes
Le site peut contenir des liens vers d’autres sites web. L’association n’a aucun contrôle sur ces sites externes et n’est pas responsable de leur contenu, politiques de confidentialité ou pratiques.
3. POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ET PROTECTION DES DONNÉES (RGPD)
Conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) UE 2016/679 et à la Loi française Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 modifiée, l’association s’engage à protéger les données personnelles des utilisateurs et participants.
3.1 Responsable de Traitement
- Responsable de traitement : [Nom de l’Association]
- Représentant légal : [Nom du Président]
- Contact protection des données : [Email spécifique RGPD]
- Adresse postale : [Adresse complète]
3.2 Délégué à la Protection des Données (DPO)
- Nom : [Nom du DPO, le cas échéant]
- Contact : [Email DPO]
Note : Pour les petites associations (moins de 250 salariés/bénévoles), la nomination d’un DPO n’est pas obligatoire, mais recommandée.
3.3 Données Collectées et Finalités
Nous collectons et traitons les catégories suivantes de données personnelles :
3.3.1 Pour l’Inscription à la Newsletter
- Données collectées : Adresse email
- Finalité : Envoi d’informations sur l’événement, ouverture des inscriptions, actualités
- Base légale : Votre consentement explicite
- Durée de conservation : Jusqu’au retrait du consentement ou 3 ans après la dernière interaction
3.3.2 Pour l’Inscription à l’Événement
Données collectées :
- Informations d’identification : nom, prénom, date de naissance, nationalité
- Coordonnées de contact : email, téléphone, adresse postale
- Informations sportives : niveau d’expérience en natation, temps estimé, résultats antérieurs
- Informations médicales nécessaires : certificat médical, allergies, conditions médicales pertinentes pour la sécurité
- Informations financières : données bancaires pour le paiement (traitées de manière sécurisée via [nom du processeur de paiement])
- Informations sur le contact d’urgence
- Informations sur l’accompagnateur kayak (nom, contact)
Finalité :
- Gestion des inscriptions et traitement des paiements
- Organisation logistique de l’événement
- Assurer la sécurité des participants
- Communications liées à l’événement
- Respect des obligations légales (assurances, sécurité)
Base légale :
- Exécution du contrat de participation
- Respect des obligations légales
- Intérêts légitimes de l’organisateur pour la sécurité
Durée de conservation :
- Données générales : 3 ans après l’événement
- Données financières/fiscales : 10 ans (obligations légales)
- Certificats médicaux : 1 an après l’événement
3.3.3 Pour la Photographie et Vidéographie
- Données collectées : Images photographiques et vidéo susceptibles de vous identifier
- Finalité :
- Promotion de l’événement
- Communication sur les réseaux sociaux et le site
- Réalisation de supports de promotion
- Rapport aux partenaires et sponsors
- Base légale : Votre consentement explicite
- Durée de conservation : 5 ans pour les archives, utilisation active selon consentement
3.3.4 Pour les Bénévoles et Partenaires
- Données collectées : Nom, contact, fonction, disponibilité
- Finalité : Coordination des bénévoles et communication avec les partenaires
- Base légale : Exécution de l’accord de bénévolat/partenariat
- Durée de conservation : Durée de la collaboration + 3 ans
3.4 Destinataires des Données
Vos données peuvent être communiquées aux destinataires suivants :
- Membres de l’équipe organisatrice (accès limité au strict nécessaire)
- Prestataires de services techniques (hébergement web, traitement des paiements, email marketing)
- Autorités compétentes (en cas de demande légale)
- Services médicaux d’urgence (en cas d’urgence)
- Partenaires et sponsors (uniquement pour des données anonymisées/agrégées, à l’exception des photographies avec consentement)
Toutes ces entités sont contractuellement tenues de respecter la confidentialité et la sécurité des données.
3.5 Transferts Internationaux
Vos données sont stockées et traitées dans l’Union Européenne. En cas de transferts vers des pays tiers, nous nous assurons qu’il existe des garanties appropriées conformément au RGPD (clauses contractuales types de l’UE, Privacy Shield, etc.).
3.6 Sécurité des Données
Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données :
- Chiffrement SSL/TLS pour la transmission des données
- Accès restreint aux données (principe du besoin d’en connaître)
- Sauvegardes régulières
- Protection par mot de passe et authentification
- Mises à jour de sécurité régulières
- Procédures de réponse aux incidents de sécurité
3.7 Vos Droits
Conformément au RGPD, vous bénéficiez des droits suivants :
Droit d’accès (Art. 15 RGPD)
Vous pouvez demander confirmation du traitement des données et une copie de vos données personnelles.
Droit de rectification (Art. 16 RGPD)
Vous pouvez demander la correction de données inexactes ou la complétion de données incomplètes.
Droit à l’effacement – « droit à l’oubli » (Art. 17 RGPD)
Vous pouvez demander l’effacement des données dans certaines conditions (retrait du consentement, données traitées illégalement, etc.).
Droit à la limitation du traitement (Art. 18 RGPD)
Vous pouvez demander la restriction du traitement dans certaines situations.
Droit à la portabilité des données (Art. 20 RGPD)
Vous pouvez recevoir vos données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine.
Droit d’opposition (Art. 21 RGPD)
Vous pouvez vous opposer au traitement des données fondé sur l’intérêt légitime ou à des fins de marketing direct.
Droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé
L’association n’utilise pas de traitement automatisé pour la prise de décisions.
Droit de retirer votre consentement
Lorsque le traitement est fondé sur le consentement, vous pouvez retirer ce consentement à tout moment.
Droit de définir le sort des données après le décès
Vous pouvez donner des instructions concernant la conservation, l’effacement ou la transmission de vos données après votre décès.
3.8 Exercice des Droits
Pour exercer vos droits, veuillez contacter :
- Email : [Email RGPD]
- Courrier : [Adresse complète] – « À l’attention du responsable RGPD »
Nous vous répondrons dans un délai de 1 mois à compter de la réception de la demande (qui peut être prolongé de 2 mois en cas de complexité).
Pour vérifier votre identité, nous pouvons vous demander une copie d’un document d’identité.
3.9 Droit de Déposer une Plainte
Si vous estimez que vos droits n’ont pas été respectés, vous avez le droit de déposer une plainte auprès de l’autorité de contrôle :
CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés)
- Adresse : 3 Place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, France
- Téléphone : +33 1 53 73 22 22
- Site web : www.cnil.fr
4. COOKIES ET TECHNOLOGIES DE SUIVI
4.1 Qu’est-ce que les Cookies
Les cookies sont de petits fichiers stockés sur votre appareil lorsque vous visitez notre site. Ils nous permettent de vous reconnaître et d’améliorer votre expérience.
4.2 Types de Cookies Utilisés
Cookies Essentiels
Nécessaires au fonctionnement du site (gestion des sessions, sécurité). Ils ne peuvent pas être désactivés.
Cookies de Performance/Analyse
Collectent des informations sur la manière dont vous utilisez le site (Google Analytics, etc.). Ils nous aident à améliorer le site.
Cookies Fonctionnels
Mémorisent vos préférences (langue, région).
Cookies de Marketing/Publicité
Utilisés pour afficher du contenu pertinent sur d’autres sites (le cas échéant).
4.3 Gestion des Cookies
Vous pouvez gérer vos préférences en matière de cookies via :
- La bannière de cookies lors de votre première visite
- Les paramètres de votre navigateur
- Notre page de paramètres des cookies : [Lien]
La désactivation des cookies peut affecter la fonctionnalité du site.
4.4 Cookies Tiers
Nous utilisons des services tiers susceptibles d’installer des cookies :
- Google Analytics : Analyse du trafic [Lien politique de confidentialité Google]
- [Autre service] : [Finalité] [Lien politique de confidentialité]
5. CONTACT FORMS AND NEWSLETTER
5.1 Contact Forms
When you contact us via the site forms, we collect:
- Name, email, message
- Date and time sent
This data is used exclusively to respond to your request and is kept for a maximum of 3 years.
5.2 Newsletter
When you subscribe to the newsletter:
- We process the email address for sending information
- We use the « double opt-in » method (confirmation by email)
- You can unsubscribe at any time via the link in each email
- We use [Name of Email Marketing Platform] for list management
6. MINORS
The event is intended for adults (18+ years old). For minor participants:
- Parental/legal guardian consent is required
- The parent/guardian is responsible for protecting the minor’s data
- We pay particular attention to the protection of minors’ data
7. APPLICABLE LAW AND JURISDICTION
These legal notices are governed by French law. In the event of a dispute, the competent French courts will be referred to.
8. CHANGES TO THE POLICY
We reserve the right to modify this privacy policy. Any changes will be posted on this page with the updated date. We recommend that you check this page regularly.
9. CONTACT
For any questions regarding these legal notices or the protection of personal data:
- General Email: [Email]
- GDPR/Data Protection Email: [GDPR Email]
- Phone: [Number]
- Mailing Address: [Full Address]
10. EVENT SPECIFIC INFORMATION
10.1 Conditions of Participation
The complete conditions of participation in the Serre-Ponçon Swim Challenge are available at: [Link to the General Conditions]
10.2 Insurance and Liability
Participants must:
- Be in possession of a valid medical certificate
- Have personal liability insurance
- Accept responsibility for their own actions
The association has insurance for the organization of the event.
10.3 Cancellation and Refund
The cancellation and refund policy is detailed in the General Conditions of Sale available at: [Link]
Last updated: [Date]
Version: 1.0
